Última actualización Enero 2022
Definición
La convocatoria es un documento que se utiliza para requerir la presencia de alguien en algún lugar, fecha y hora determinada para participar en una reunión.
Criterios de uso
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El tono de la comunicación ha de ser formal y conciso.
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Las fórmulas utilizadas varían en función del tipo de órgano o estructura convocante:
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En el caso de órganos de gobierno, se recomienda referenciar la normativa de aplicación y utilizar un lenguaje más ortodoxo.
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Cuando se trate de reuniones de equipos de trabajo o de carácter técnico o repetitivo, se recomienda utilizar un formato más esquemático y directo.
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El emisor ha de utilizar la primera persona del singular y para el destinatario la segunda persona del plural o la tercera persona del singular.
Expresiones frecuentes
Fórmulas para introducir la identificación de la reunión:
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De orden de…y de conformidad con lo establecido en (normativa)…
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Se le convoca a la sesión ordinaria del…, que tendrá lugar el día… a las …horas en primera convocatoria y a las….en segunda.
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Cumpliendo con lo acordado en la última sesión le convoco…
Fórmulas para expresar el orden del día:
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Lectura y aprobación, en su caso, del acta de la sesión anterior.
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Asuntos de trámite
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Aprobación de…
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Informe de…
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Ruegos y preguntas
Estructura - Esquema
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CABECERA Identificar adecuadamente el órgano o estructura que convoca utilizando el logotipo institucional de la UGR. Respetar el Manual de identidad visual corporativa de la Universidad de Granada. Dejar la esquina superior derecha despejada para la colocación del sello de registro |
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IDENTIFICACIÓN DE LA REUNIÓN Lo hace quien preside el órgano colegiado. Si lo hace el secretario o secretaria, ha de hacer constar que lo hace por orden de quien preside. Se ha de indicar también la normativa de referencia, en su caso, el carácter ordinario o extraordinario de la reunión, así como el día, hora y lugar de la reunión. |
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FORMULA ORDEN DEL DÍA La fórmula de orden de día se limita al uso de las palabras “Orden del día”, escritas habitualmente en un párrafo independiente. |
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ORDEN DEL DÍA Lista de temas a tratar. Generalmente se inicia con el punto de “lectura y aprobación del acta de la sesión anterior” y acaba con “Ruegos y preguntas”. |
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FIRMA Se utilizará preferiblemente la firma electrónica, debiendo dejar el modelo un espacio reservado al efecto. En caso de ser manuscrita, indicar el cargo de la persona/s que firman el documento, su nombre y sus apellidos y, por último, la rúbrica. |
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LUGAR Y FECHA En caso de firma electrónica, no se debe incluir esta información en el documento En caso de ser firma manuscrita: localidad y fecha: Día (en cifras), el mes (en letras) y el año (con cuatro cifras) |
Ejemplos
* Los datos recogidos en los ejemplos son ficticios
Convocatoria de reunión "breve"
Convocatoria de reunión "formal"
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